Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника?

Когда выдается копия СЗВ-М сотрудникам

Компания обязана выдавать копии СЗВ-М сотрудникам, работающим по трудовым договорам, и тем, кто трудится по гражданско-правовым договорам.

Кроме того, копии СЗВ-М надо выдавать увольняющемуся сотруднику и работнику, выходящему на пенсию. С помощью этой формы работник сможет подтвердить страховой стаж.

Четыре вопроса про форму СЗВ-М

Как внести изменения в СЗВ-М

Штрафы, если копия СЗВ-М сотрудникам не выдана

В форме копии СЗВ-М, которая выдается работнику, надо указать только данные по нему. Копию полного отчета со сведениями обо всех сотрудниках выдавать нельзя. Так как это персональные данные, которые являются тайной и не подлежат разглашению (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Образец копии СЗВ-М на руки сотруднику приведен ниже.

Выдав копию СЗВ-М на руки сотруднику, надо получить с работника письменное подтверждение того, что он ее получил. Советуем использовать один из следующих способов.

Первый – попросить работника написать расписку в свободной форме (образец представлен ниже).

Второй – сделать 2 копии СЗВ-М, на одной из которых попросить работника расписаться в получении.

Третий – завести журнал учета выданных документов. Получив копию СЗВ-М, работники будут в нем расписываться.

Закон № 27-ФЗ не предусматривает штрафов за невыдачу сотрудникам копий СЗВ-М или выдачу их с опозданием. Однако если сотрудник сам попросит эти документы, а вы не выдадите, он может пожаловаться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд. Это, конечно, маловероятно. Но такой риск существует. Поэтому во избежание лишних споров лучше выдать копию СЗВ-М, если работник попросил.

С апреля 2016 года при увольнении сотрудника кроме справок 2-НДФЛ и о заработной плате работодатель обязан выдавать СЗВ-М на руки.

О выходном пособии при увольнении работника читайте в материале «Порядок расчета и выплаты выходного пособия при увольнении».

На основании ч. 3 п. 4 ст. 11 федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — закон № 27-ФЗ) работодатель должен передавать копии СЗВ-М сотрудникам при увольнении. При этом, работал ли сотрудник в организации по трудовому договору или договору гражданско-правового характера, значения не имеет. Главное, что на вознаграждение, выплачиваемое сотруднику, начислялись страховые взносы.

Копия отчета СЗВ-М необходима работнику для подтверждения страхового стажа.

Составляем выписку из формы СЗВ-М - образец

Ответ на вопрос о том, нужно ли заполнять СЗВ-М, если на предприятии оформлен только один сотрудник — генеральный директор, который является единственным учредителем, вы найдете в материале «Сдавать ли СЗВ-М на руководителя — единственного учредителя?».

СЗВ-М передается в ПФР на всех сотрудников. Но при выдаче копий данного отчета работникам необходимо делать отдельную выписку, в которой будут указаны данные только одного сотрудника. Это связано с тем, что в отчете СЗВ-М содержится персональная информация, которая не подлежит передаче третьим лицам.

Данную информацию работодатель обязан выдавать сотрудникам ежемесячно, не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным, т. е. одновременно с передачей отчета СЗВ-М в ПФР. Но при увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему копию отчета в последний рабочий день, при прекращении договора гражданско-правового характера — в последний день действия договора. Таким образом, если работник увольняется в июле, то в последний день работы работодатель готовит за июль форму СЗВ-М.

О том, как создать СЗВ-М в 1С, читайте в статье «Как сформировать отчет СЗВ-М в 1С (нюансы)?»

При выдаче копии отчета СЗВ-М работодателю необходимо получить от сотрудника письменное подтверждение получения указанной информации. Форма подтверждения в законе № 27-ФЗ не установлена. Поэтому этот вопрос остается на усмотрение работодателя. Это может быть отдельная расписка работника в получении или расписка в журнале выдачи документов.

Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника?

Как уже отмечалось выше, выдавать сотрудникам выписки из СЗВ-М в идеале нужно одновременно с подачей отчета в ПФР — ежемесячно. Кроме того, в определенных случаях выписку следует выдать обязательно:

  • Работнику, уходящему на пенсию. Выписка из СЗВ-М входит в пакет документов, который работник должен предъявить в ПФ РФ для назначения пенсии.
  • Увольняющемуся сотруднику. В данном случае выписка должна входить в комплект документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Наемному работнику выписка выдается в день увольнения, а работнику по договору ГПХ — в последний день действия договора.

Следует иметь в виду, что это должна быть именно выписка, содержащая сведения, относящиеся к конкретному работнику. Сведения об остальных работниках, содержащиеся в самом отчете СЗВ-М, являются их персональными данными, защита которых обеспечена законом. Просто отдать сотруднику копии отчетов СЗВ-М нельзя!

Больше о защите персональных данных узнайте из статьи «Ответственность за разглашение персональных данных по 137 УК РФ».

Во избежание разногласий с проверяющими органами у предприятия должно остаться подтверждение факта, что работник получил в установленном порядке выписку из СЗВ-М.

Это можно организовать 3 путями:

  • оформить выписку в 2 экземплярах и попросить работника расписаться на том, который останется в организации;
  • вести журнал учета выдаваемых работникам документов, в том числе выписок из СЗВ-М, в котором работники будут расписываться в их получении;
  • выдавать выписку из СЗВ-М под отдельную расписку.

Копия СЗВ-М сотрудникам: делаем все правильно

Больше о порядке выдачи выписки читайте в статье «Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника?».

В большинстве случаев при подаче СЗВ-М в электронном виде в рабочих программах имеется функция создания выписки из СЗВ-М по конкретному работнику. То есть документ можно сформировать программными средствами. Однако тем, кто сдает отчеты СЗВ-М в бумажном виде или у кого по каким-то причинам нет возможности сформировать выписку в программе, при ее оформлении следует использовать образец.

Несмотря на установленное законом № 27-ФЗ требование представлять выписки из сведений, подаваемых в ПФР, одновременно с направлением этих сведений в фонд, на практике работодатели обычно этого не делают.

Причины следующие:

  • За невыдачу таких выписок в текущем порядке пока не установлены какие-либо штрафные санкции для работодателей (за исключением случаев, когда представление сведений обязательно, например при увольнении или выходе на пенсию).
  • Выписки не востребованы сотрудниками. Например, о том, что в течение прошлого месяца он работал в данной организации, сотрудник и так осведомлен. То есть выписка бывает нужна для подтверждения факта работы третьему лицу, а не самому сотруднику.

СЗВ-М для выдачи сотруднику при увольнении: основание, форма, сроки

Копия СЗМ-М сотрудникам должна выдаваться в те же сроки, в какие форма представляется в ПФР. То есть выдавать ее следует не позднее 15-го числа каждого месяца. Но есть исключения:

  1. Сотрудникам, выходящим на пенсию, копия СЗВ-М должна быть выдана в течение 10 календарных дней с даты получения заявления о предоставлении документов для оформления пении.
  2. Увольняющимся работникам – в день увольнения.
  3. Сотрудникам, трудящимся по договорам ГПХ, – в последний день действия договора
  4. Всем остальным — не позднее пяти дней со дня обращения.

В 2017 году в Пенсионный фонд надо будет сдавать два отчета. Это ежемесячный СЗВ-М и новый квартальный отчет о страховом стаже сотрудников. Все подробности читайте в материалах журнала «Зарплата». Подпишитесь сегодня и получите в подарок сразу несколько бонусов. Выберите бонус и удобный вариант подписки здесь.

Итоги

Согласно действующему законодательству работодатель должен передать сотруднику при увольнении форму СЗВ-М в день увольнения или прекращения договора гражданско-правового характера. В свою очередь, работнику нужно письменно подтвердить получение указанной формы.

Составить выписку из СЗВ-М понадобится в случаях, когда информация о работе сотрудника должна быть представлена третьим лицам (например, ПФР для назначения пенсии). У организации должно остаться подтверждение выдачи выписки. В случае если выписку требуется сформировать вручную, можно воспользоваться образцом заполнения на нашем сайте.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Энциклопедия знаний
Adblock detector